Llibre de socis: què és, si és obligatori i com portar-lo al dia

Sí. L'article 14 de la Llei orgànica 1/2002, reguladora del dret d'associació estableix que les associacions han de disposar d'una relació actualitzada dels seus associats, portar una comptabilitat que en reflecteixi la situació econòmica, fer inventari dels béns i recollir en un llibre les actes dels òrgans de govern. També preveu que els socis hi puguin accedir a través dels òrgans de govern, d'acord amb la normativa de protecció de dades.

A Catalunya, l'article 313-3 del llibre tercer del Codi civil de Catalunya hi afegeix que les persones jurídiques de caràcter associatiu han de portar un registre dels seus membres, actualitzat, que reculli com a mínim les dates d'alta i de baixa i el domicili, perquè se'ls pugui convocar a les reunions.

Si el club és una entitat esportiva inscrita al Registre d'Entitats Esportives de la Generalitat, revisa també la normativa esportiva i els teus estatuts: poden fixar requisits addicionals sobre els llibres o sobre qui és soci. Si tens dubtes sobre el teu cas, consulta un assessor.

A banda de ser una obligació, el llibre de socis és el que dona seguretat a la junta quan ha de prendre decisions. Serveix per:

• Convocar l'assemblea totes les persones amb dret a vot i comprovar el quòrum. Si la llista no està al dia, una convocatòria mal feta pot permetre impugnar acords (ho expliquem a la guia d'assemblea general i acta).
• Acreditar qui és soci quan s'aplica el preu de soci en una activitat, es presta material o es demana una subvenció que exigeix un nombre mínim de socis.
• Controlar les quotes: saber qui està al corrent de pagament i qui no.

La llei estatal no fixa una llista tancada de dades i el Codi civil català només n'exigeix les dates i el domicili. Aplica el principi de minimització del RGPD: anota només el que et cal per gestionar la relació amb el soci.

• Imprescindibles: número de soci, nom i cognoms, data d'alta, data de baixa (si n'hi ha) i un mitjà per convocar-lo (domicili o, si els estatuts ho permeten, correu electrònic).
• Habituals: DNI o NIE (si el necessites per a llicències, assegurances o certificats), telèfon, data de naixement, tipus de soci o modalitat i estat de la quota.
• Només si cal: IBAN (si domicilies quotes), dades del pare, mare o tutor dels socis menors, càrrec a la junta.
• Mai al llibre: dades de salut, opinions, motius personals de la baixa o altres dades que no tinguin relació amb la condició de soci.

Si comences de zero, aquesta estructura funciona per a la majoria de clubs excursionistes, de trail, de running o de ciclisme. Una fila per soci i una columna per dada:

1. Núm. de soci (correlatiu, no es reutilitza mai).
2. Nom i Cognoms (en columnes separades per poder ordenar).
3. DNI/NIE.
4. Data de naixement.
5. Domicili, Codi postal i Població.
6. Correu electrònic i Telèfon.
7. Tipus de soci (adult, juvenil, familiar, honorari...).
8. Data d'alta i Data de baixa.
9. Motiu de baixa (només voluntària, impagament o una altra causa estatutària, sense detalls personals).
10. Tutor legal (en socis menors).
11. Observacions (per exemple, l'acta de la junta que va aprovar l'alta, si els estatuts ho exigeixen).

La Llei orgànica 1/2002 parla de «relació actualitzada», sense exigir un llibre enquadernat. L'important és que sigui fiable, consultable i protegit.

• Paper: senzill, però es perd, no té còpia i costa de consultar quan canvia el secretari.
• Full de càlcul: còmode, però sovint acaba en diverses versions repartides per correus i mòbils, sense saber quina és la bona.
• Programa de gestió: una sola llista compartida per la junta, amb historial i permisos, que s'actualitza sola quan algú es dona d'alta.

Si el portes en digital, assegura't de tenir còpies de seguretat, que només hi accedeix qui ha de fer-ho i que pots imprimir o exportar la llista quan l'assemblea o una administració te la demanin.

Les condicions per entrar i sortir del club les fixen els estatuts (la llei exigeix que regulin l'admissió, la baixa, la sanció i la separació dels associats). Un procediment senzill:

1. La persona interessada demana l'alta per escrit (formulari, paper o web) i rep la informació de protecció de dades.
2. La junta aprova l'alta si els estatuts ho exigeixen i se li assigna el número de soci següent.
3. S'anota al llibre amb la data d'alta i se li lliura el carnet de soci, si el club en fa servir.
4. Per a la baixa voluntària n'hi ha prou que el soci la comuniqui: la llei reconeix el dret a separar-se en qualsevol moment. Anota'n la data.
5. Per a una baixa per impagament o una altra sanció, segueix el que diguin els estatuts i recorda que el soci té dret a ser escoltat abans que s'adopti la mesura.

El llibre de socis conté dades personals i, per tant, s'hi apliquen el RGPD i la Llei orgànica 3/2018 (ho ampliem a la guia de protecció de dades en un club esportiu). Els punts clau:

• Base legal: portar la relació de socis és una obligació legal i forma part de la relació associativa; no cal demanar consentiment per anotar algú al llibre, però sí informar-lo'n quan es dona d'alta.
• Accés restringit: només la junta (o qui gestioni les altes) ha de veure el llibre complet. No el comparteixis en grups de missatgeria ni el publiquis al web.
• Accés dels socis: la llei preveu que els socis accedeixin a la documentació del club a través de la junta, respectant la protecció de dades. Si un soci demana la llista, valora quines dades necessita realment per a la seva finalitat.
• Conservació: després de la baixa, conserva només el que calgui mentre en puguin sorgir responsabilitats i bloqueja la resta.