Cobrar les quotes dels socis d'un club: mètodes, impagaments i baixes

L'import i la periodicitat els aprova l'assemblea d'acord amb els estatuts. Les dues opcions habituals:

• Quota anual: un sol cobrament per temporada. És la més comuna en clubs excursionistes, de trail o de ciclisme perquè dona menys feina i sol coincidir amb la renovació de la llicència federativa. L'inconvenient és que un import alt de cop fa que algunes persones s'ho pensin.
• Quota mensual o trimestral: imports petits i més fàcils d'assumir; encaixa en clubs de running o d'atletisme amb entrenaments setmanals i entrenador. A canvi, multiplica els cobraments i els possibles impagaments, així que gairebé exigeix domiciliació o targeta.

La matrícula és un pagament únic en el moment de l'alta. Té sentit si l'alta té un cost real per al club (equipament de benvinguda, material, gestió) o per evitar que algú entri i surti cada temporada. Si vols créixer, la pots reduir o suprimir en campanyes concretes. Com qualsevol aportació econòmica, convé que l'aprovi l'assemblea i que consti en les condicions d'alta.

• Efectiu: sense comissions, però obliga a quedar, fer rebut i custodiar els diners. És el mètode amb més risc d'errors i el més difícil de justificar a l'assemblea.
• Transferència: sense cost o amb cost baix per al soci, però el tresorer ha d'identificar cada pagament a l'extracte. Demana sempre un concepte fix, per exemple «Quota 2027 + nom i cognoms».
• Bizum: molt còmode per al soci. Perquè els diners arribin al compte del club, consulta si el teu banc ofereix Bizum per al compte de l'entitat; evita que el tresorer cobri al seu mòbil personal, perquè barreja els seus diners amb els del club.
• Domiciliació bancària (rebut SEPA): el club cobra tothom amb un sol fitxer. És el més eficient per a quotes periòdiques, però cal un mandat signat per cada soci i un contracte amb el banc, i el soci pot retornar el rebut.
• Targeta: el soci paga en línia quan es dona d'alta o renova i el pagament queda registrat. Té comissió, però elimina la conciliació manual.

Molts clubs ho combinen: domiciliació o targeta com a opció per defecte i transferència o efectiu per a casos puntuals.

Domiciliar vol dir que el club, com a creditor, ordena al seu banc que cobri el rebut al compte del soci. Cal que el soci signi un mandat SEPA, tenir un identificador de creditor i generar un fitxer amb tots els rebuts, l'anomenada remesa. El soci pot demanar al seu banc la devolució del rebut dins de termini, per això convé avisar abans de cada cobrament. Ho expliquem pas a pas a la guia de com fer una remesa SEPA.

Cobrar amb targeta té sentit sobretot en l'alta en línia: la persona omple el formulari, paga i ja és sòcia, sense que la junta hagi de fer res. Les comissions depenen del proveïdor; compara-les amb el que et cobra el banc per emetre rebuts i per cada devolució.

1. Assemblea: aprova quotes, matrícula i data de cobrament de la temporada.
2. Un mes abans: revisa el llibre de socis, actualitza altes i baixes i comprova els IBAN.
3. Avís als socis: comunica import, data i mètode, i com donar-se de baixa abans del cobrament si no volen continuar.
4. Cobrament: presenta la remesa, obre el pagament amb targeta o publica les dades per a la transferència.
5. Conciliació: la setmana següent, creua l'extracte amb la llista de rebuts i marca els pagats i els pendents.
6. Seguiment: al cap de 15 dies, comença el procediment d'impagaments amb qui no hagi pagat.
7. Tancament: deixa els cobraments registrats a la comptabilitat per presentar-los a l'assemblea general.

La Llei orgànica 1/2002 estableix com a deure dels socis pagar les quotes que fixin els estatuts. Però donar de baixa algú per impagament és una mesura que afecta els seus drets, així que segueix un procediment:

1. Recordatori amable per correu o missatge privat, amb l'import i com pagar. Moltes vegades és un oblit o una targeta caducada.
2. Segon avís passat un termini raonable, indicant què passa si no es paga (per exemple, perdre el preu de soci a les activitats).
3. Comunicació formal: si els estatuts preveuen la baixa per impagament, informa el soci que la junta ho tractarà i dona-li l'opció d'explicar-se. La llei reconeix el dret a ser escoltat abans d'una sanció.
4. Acord de la junta i anotació de la baixa al llibre de socis amb la data.

Un soci es pot donar de baixa quan vulgui: la llei reconeix el dret a separar-se voluntàriament en qualsevol moment. La llei no obliga a retornar les quotes de pertinença ja pagades; el que faci el club ha d'estar previst als estatuts o a les condicions de la modalitat. Si cobres per domiciliació, treu el soci de la remesa següent tan bon punt comuniqui la baixa, o et retornarà el rebut. Davant de casos dubtosos, consulta un assessor.