Carnet de soci: per a què serveix, quines dades porta i com fer-lo digital

Cap llei obliga un club a emetre carnets, però en clubs excursionistes, de trail, de running o de ciclisme resol situacions del dia a dia:

• Identificació a les activitats: en una sortida amb places limitades, el guia o qui passa llista sap qui és soci i qui no.
• Preu de soci: en inscripcions, curses organitzades pel club o ús de material.
• Descomptes per a socis en botigues d'esport, refugis o fisioterapeutes amb qui el club tingui un acord.
• Accés al local social, al rocòdrom o al magatzem de material, si el club en té.
• Sentiment de pertinença: per a molts socis, el carnet amb el logo del club forma part de l'experiència.

És una confusió freqüent. El carnet de soci l'emet el club i només acredita que en formes part. La llicència federativa l'expedeix la federació del teu esport (per exemple, la Federació d'Entitats Excursionistes de Catalunya), sol incloure una assegurança i és la que s'exigeix en competicions o activitats que la requereixen. Un soci pot tenir carnet sense llicència, i a l'inrevés.

Per això convé que el carnet no doni a entendre que el soci està assegurat. Si vols saber com funcionen les llicències i les assegurances, consulta la guia de llicència federativa.

Com menys, millor. El carnet s'ensenya a tercers (guies, comerços, altres socis), així que només ha de portar el necessari per identificar el soci i comprovar que està al dia:

• Nom i logo del club.
• Nom i cognoms del soci.
• Número de soci (el mateix del llibre de socis).
• Tipus de soci o modalitat (adult, juvenil, familiar...).
• Vigència: temporada o data de caducitat.
• Fotografia (opcional, útil si hi ha descomptes o accés a instal·lacions).
• Codi QR de verificació, en la versió digital.

El que no hi hauria de sortir: el DNI complet, l'adreça, l'IBAN, la data de naixement si no cal ni cap dada de salut. Si el perd, qualsevol podria fer servir aquesta informació. Trobaràs més criteris a la guia de protecció de dades en un club esportiu.

Totes dues opcions són vàlides. El que canvia és la feina que donen a la junta:

• Carnet de PVC o cartolina: queda bé i no depèn del mòbil, però s'ha de dissenyar, imprimir, repartir i repetir cada temporada o cada cop que algú el perd. I no sap si el soci s'ha donat de baixa.
• Carnet de soci digital: el soci el porta al mòbil, es genera sol en donar-se d'alta i reflecteix la situació real (vigent, caducat, baixa). No hi ha cost d'impressió ni repartiment.
• Mixt: carnet digital per a tothom i un d'imprès per a qui no faci servir smartphone o el demani.

Per a un club petit, el digital estalvia la feina més feixuga: empaitar els socis per donar-los el carnet nou cada any.

Una imatge d'un carnet es pot copiar o reenviar. El que realment aporta un carnet digital és un codi QR de verificació: en escanejar-lo amb la càmera del mòbil s'obre una pàgina del club que indica si aquell soci està actiu en aquell moment.

• El QR ha de portar a una adreça del mateix club, no a una imatge estàtica.
• La pàgina de verificació ha de mostrar el mínim: nom, número de soci i si és vigent. Res de telèfons ni adreces.
• Si el soci es dona de baixa o no renova, el mateix QR ha de mostrar que ja no és vàlid, sense haver de recollir res.

1. Defineix per a què el faràs servir: només identificació, descomptes, accés a instal·lacions... Això decideix si cal foto o QR.
2. Endreça el llibre de socis: cada persona necessita el seu número i la data d'alta. Sense una llista fiable, el carnet no serveix de res.
3. Tria el format: físic, digital o tots dos.
4. Dissenya la plantilla amb el logo, els colors del club i els camps de la llista anterior.
5. Decideix la vigència: per temporada (la més habitual) o lligada al pagament de la quota.
6. Informa els socis de per a què serveix, com ensenyar-lo i què han de fer si el perden.
7. Explica als comerços col·laboradors com comprovar que un carnet és vàlid.
8. Renova o desactiva els carnets en canviar de temporada o quan algú es dona de baixa.

Si el fas en paper o PVC, la mida de targeta bancària és la més còmoda per a la cartera. Un esquema que funciona:

• Anvers: logo i nom del club a dalt; foto a l'esquerra; nom, número de soci i tipus de soci a la dreta; temporada destacada a baix.
• Revers: un text breu com ara «Aquest carnet és personal i intransferible i acredita la condició de soci durant la temporada indicada. No substitueix la llicència federativa», amb el correu o el web del club.