Inscripcions en línia a les activitats del club: com organitzar-les i model de formulari

La meitat dels problemes d'una sortida s'eviten deixant aquestes regles escrites a la fitxa de l'activitat:

• Places: quantes n'hi ha i per què (guies disponibles, places de l'autocar, capacitat d'un refugi).
• Dates: quan s'obren i es tanquen les inscripcions. Si els socis tenen prioritat, obriu abans per a ells.
• Qui s'hi pot apuntar: només socis o també no socis, edat mínima i si els menors van acompanyats.
• Nivell: distància, desnivell, dificultat i material obligatori, perquè cadascú valori si la pot fer.
• Preu per a socis i no socis, i què inclou.
• Llicència o assegurança: si s'exigeix llicència federativa i quina opció té qui no en té.
• Cancel·lacions: fins quan es retornen els diners i què passa si se suspèn l'activitat.

Amb places limitades, la llista d'espera és el que evita discussions. Funciona bé així:

1. Les places s'assignen per ordre d'inscripció (i de pagament, si es cobra en apuntar-se).
2. Quan s'omplen, les inscripcions següents passen a llista d'espera, també per ordre.
3. Si algú es dona de baixa, la plaça passa al primer de la llista, que rep un avís.
4. Fixeu una hora de tancament (per exemple, 48 hores abans) a partir de la qual la llista ja no es mou.

Un preu de soci més baix és un dels millors arguments per fer-se soci, i un de no soci una mica més alt ajuda a cobrir l'assegurança i la gestió. El més habitual és:

• Preu de soci i preu de no soci, i de vegades un per a menors.
• Opcions amb suplement: autocar, dinar, lloguer de material o assegurança de dia per als no federats.
• Cobrament en inscriure's: qui paga, ve. Cobrar el dia de la sortida en efectiu multiplica les baixes d'última hora.
• Mitjà de pagament clar: targeta, transferència o Bizum, amb el concepte que ha de posar cadascú per identificar-lo.

Si l'activitat té risc (muntanya, BTT, neu, barrancs), el formulari ha de confirmar que cada participant té cobertura:

• Pregunteu si està federat, a quina federació i amb quin número de llicència.
• Comproveu que la seva modalitat cobreix l'activitat: una llicència bàsica de senderisme no sol cobrir l'alta muntanya ni l'esquí.
• A qui no estigui federat, oferiu-li l'assegurança de dia o la llicència temporal, si l'activitat ho permet.
• Tanqueu les inscripcions a temps per comunicar a l'asseguradora la llista de no federats.

Ho expliquem amb detall a les guies de la llicència federativa i de l'assegurança del club esportiu.

Un formulari d'inscripció recull dades personals, així que s'hi aplica el RGPD. Les regles bàsiques:

• Demaneu només el necessari per a l'activitat. El DNI, per exemple, només si el demana l'assegurança o un refugi.
• Informeu de qui tracta les dades (el club), per a què, durant quant de temps i com exercir els drets.
• Menors: per sota dels 14 anys, el consentiment el dona el pare, la mare o el tutor (article 7 de la Llei orgànica 3/2018).
• Salut: al·lèrgies o medicació són dades especialment protegides. Demaneu-les només si les necessita el guia i amb consentiment exprés.
• Imatge: el permís per publicar fotos ha de ser una casella a part i opcional, mai marcada per defecte.

Trobareu més detalls i textos d'exemple a la guia de protecció de dades per a clubs.

Adapteu aquest model a cada activitat i traieu-ne el que no us calgui:

• Participant: nom i cognoms, data de naixement, telèfon i correu electrònic.
• Condició: soci (amb número de soci) o no soci.
• Cobertura: federat sí o no, federació i número de llicència; si no, assegurança de dia.
• Opcions: transport, dinar, material de lloguer o talla de samarreta.
• Contacte d'emergència: nom i telèfon.
• Salut (opcional): informació que el guia hagi de conèixer, amb consentiment exprés.
• Menors: dades del pare, la mare o el tutor i autorització signada.
• Acceptacions: condicions de l'activitat i de cancel·lació, declaració d'estar en condicions físiques adequades i política de privacitat.
• Imatge (opcional): permís per publicar fotos al web i a les xarxes del club.

Escriviu la política abans d'obrir les inscripcions i mostreu-la al formulari. En la contractació a distància d'activitats de lleure amb data concreta no s'aplica el dret de desistiment de 14 dies (article 103.l de la llei estatal de consumidors), així que el que poseu per escrit és el que val. Un exemple senzill:

• Baixa fins a una setmana abans: es retorna tot, llevat de despeses ja pagades a tercers.
• Baixa després: només es retorna si algú de la llista d'espera ocupa la plaça.
• Activitat suspesa pel club (meteorologia, manca de guies): es retorna tot o es canvia de data, a elecció del participant.
• Canvi de titular: permès si el nou participant compleix els requisits.

Si teniu dubtes sobre el vostre cas concret, consulteu un assessor.

• Envieu un recordatori el dia abans amb l'hora, el punt de trobada, la previsió i el material.
• Tingueu un canal per als avisos d'última hora (canvi d'hora, suspensió).
• Feu passi de llista en sortir i en tornar: és l'única manera de saber que no falta ningú.
• Porteu la llista amb els contactes d'emergència i els telèfons de les asseguradores.