Inscripciones online a las actividades del club: cómo organizarlas y modelo de formulario

La mitad de los problemas de una salida se evitan dejando estas reglas escritas en la ficha de la actividad:

• Plazas: cuántas hay y por qué (guías disponibles, plazas del autocar, aforo de un refugio).
• Fechas: cuándo se abren y se cierran las inscripciones. Si los socios tienen prioridad, abre antes para ellos.
• Quién puede apuntarse: solo socios o también no socios, edad mínima y si los menores van acompañados.
• Nivel: distancia, desnivel, dificultad y material obligatorio, para que cada uno valore si puede hacerla.
• Precio para socios y no socios, y qué incluye.
• Licencia o seguro: si se exige licencia federativa y qué opción tiene quien no la tiene.
• Cancelaciones: hasta cuándo se devuelve el dinero y qué pasa si se suspende la actividad.

Con plazas limitadas, la lista de espera es lo que evita discusiones. Funciona bien así:

1. Las plazas se asignan por orden de inscripción (y de pago, si se cobra al apuntarse).
2. Al llenarse, las siguientes inscripciones pasan a lista de espera, también por orden.
3. Si alguien se da de baja, la plaza pasa al primero de la lista, que recibe un aviso.
4. Fija una hora de cierre (por ejemplo, 48 horas antes) a partir de la cual ya no se mueve la lista.

Un precio de socio más bajo es uno de los mejores argumentos para hacerse socio, y uno de no socio algo más alto ayuda a cubrir el seguro y la gestión. Lo habitual es:

• Precio de socio y precio de no socio, y a veces uno para menores.
• Opciones con suplemento: autocar, comida, alquiler de material o seguro de día para no federados.
• Cobro al inscribirse: quien paga, viene. Cobrar el día de la salida en efectivo multiplica las bajas de última hora.
• Medio de pago claro: tarjeta, transferencia o Bizum, con el concepto que debe poner cada uno para identificarle.

Si la actividad tiene riesgo (montaña, BTT, nieve, barrancos), el formulario debe confirmar que cada participante tiene cobertura:

• Pregunta si está federado, en qué federación y con qué número de licencia.
• Comprueba que su modalidad cubre la actividad: una licencia básica de senderismo no suele cubrir la alta montaña ni el esquí.
• A quien no esté federado, ofrécele el seguro de día o la licencia temporal, si la actividad lo permite.
• Cierra las inscripciones a tiempo para comunicar a la aseguradora la lista de no federados.

Lo explicamos con detalle en las guías de la licencia federativa y del seguro del club deportivo.

Un formulario de inscripción recoge datos personales, así que se aplica el RGPD. Las reglas básicas:

• Pide solo lo necesario para la actividad. El DNI, por ejemplo, solo si lo pide el seguro o un refugio.
• Informa de quién trata los datos (el club), para qué, cuánto tiempo y cómo ejercer los derechos.
• Menores: por debajo de 14 años, el consentimiento lo da el padre, la madre o el tutor (artículo 7 de la Ley Orgánica 3/2018).
• Salud: alergias o medicación son datos especialmente protegidos. Pídelos solo si los necesita el guía y con consentimiento expreso.
• Imagen: el permiso para publicar fotos debe ser una casilla aparte y opcional, nunca marcada por defecto.

Tienes más detalles y textos de ejemplo en la guía de protección de datos para clubs.

Adapta este modelo a cada actividad y quita lo que no necesites:

• Participante: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, teléfono y email.
• Condición: socio (con número de socio) o no socio.
• Cobertura: federado sí o no, federación y número de licencia; si no, seguro de día.
• Opciones: transporte, comida, material de alquiler o talla de camiseta.
• Contacto de emergencia: nombre y teléfono.
• Salud (opcional): información que el guía deba conocer, con consentimiento expreso.
• Menores: datos del padre, madre o tutor y autorización firmada.
• Aceptaciones: condiciones de la actividad y de cancelación, declaración de estar en condiciones físicas adecuadas y política de privacidad.
• Imagen (opcional): permiso para publicar fotos en la web y redes del club.

Escribe la política antes de abrir las inscripciones y muéstrala en el formulario. En la contratación a distancia de actividades de ocio con fecha concreta no se aplica el derecho de desistimiento de 14 días (artículo 103.l de la ley de consumidores), así que lo que pongáis por escrito es lo que vale. Un ejemplo sencillo:

• Baja hasta una semana antes: se devuelve todo, salvo gastos ya pagados a terceros.
• Baja después: se devuelve solo si alguien de la lista de espera ocupa la plaza.
• Actividad suspendida por el club (meteorología, falta de guías): se devuelve todo o se cambia de fecha, a elección del participante.
• Cambio de titular: permitido si el nuevo participante cumple los requisitos.

Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta con un asesor.

• Envía un recordatorio el día anterior con la hora, el punto de encuentro, la previsión y el material.
• Ten un canal para avisos de última hora (cambio de hora, suspensión).
• Haz pase de lista al salir y al volver: es la única forma de saber que no falta nadie.
• Lleva la lista con los contactos de emergencia y los teléfonos de las aseguradoras.