Cobrar cuotas de socios en un club: métodos, impagados y bajas

El importe y la periodicidad los aprueba la asamblea según lo que digan los estatutos. Las dos opciones habituales:

• Cuota anual: un solo cobro por temporada. Es la más común en clubs de montaña, trail o ciclismo porque da menos trabajo y suele coincidir con la renovación de la licencia federativa. El inconveniente es que un importe alto de golpe frena algunas altas.
• Cuota mensual o trimestral: importes pequeños y más fáciles de asumir; encaja en clubs de running o atletismo con entrenamientos semanales y entrenador. A cambio, multiplica los cobros y los posibles impagados, así que casi exige domiciliación o tarjeta.

La matrícula es un pago único al darse de alta. Tiene sentido si el alta tiene un coste real para el club (equipación de bienvenida, material, gestión) o para desincentivar que alguien entre y salga cada temporada. Si buscas crecer, puedes reducirla o eliminarla en campañas concretas. Como cualquier aportación económica, conviene que esté aprobada por la asamblea y figure en las condiciones de alta.

• Efectivo: sin comisiones, pero obliga a quedar, dar recibo y custodiar el dinero. Es el método con más riesgo de errores y el más difícil de justificar en la asamblea.
• Transferencia: sin coste o con coste bajo para el socio, pero el tesorero tiene que identificar cada pago en el extracto. Pide siempre un concepto fijo, por ejemplo «Cuota 2027 + nombre y apellidos».
• Bizum: muy cómodo para el socio. Para que el dinero llegue a la cuenta del club, consulta si tu banco ofrece Bizum para la cuenta de la entidad; evita que el tesorero cobre en su móvil personal, porque mezcla su dinero con el del club.
• Domiciliación bancaria (adeudo SEPA): el club cobra a todos en un solo fichero. Es lo más eficiente para cuotas periódicas, pero requiere un mandato firmado por cada socio y un contrato con el banco, y el socio puede devolver el recibo.
• Tarjeta: el socio paga online al darse de alta o al renovar y el pago queda registrado. Tiene comisión, pero elimina la conciliación manual.

Muchos clubs combinan: domiciliación o tarjeta como opción por defecto y transferencia o efectivo para casos puntuales.

Domiciliar significa que el club, como acreedor, ordena a su banco cobrar el recibo en la cuenta del socio. Necesitas que el socio firme un mandato SEPA, tener un identificador de acreedor y generar un fichero con todos los recibos, la llamada remesa. El socio puede pedir a su banco la devolución del recibo dentro de plazo, así que conviene avisar antes de cada cobro. Lo explicamos paso a paso en la guía de cómo hacer una remesa SEPA.

Cobrar con tarjeta tiene sentido sobre todo en el alta online: la persona rellena el formulario, paga y ya es socia, sin que la junta tenga que hacer nada. Las comisiones dependen del proveedor; compáralas con lo que te cobra el banco por emitir recibos y por cada devolución.

1. Asamblea: aprueba cuotas, matrícula y fecha de cobro de la temporada.
2. Un mes antes: revisa el libro de socios, actualiza altas y bajas y comprueba los IBAN.
3. Aviso a los socios: comunica importe, fecha y método, y cómo darse de baja antes del cobro si no quieren continuar.
4. Cobro: presenta la remesa, abre el pago con tarjeta o publica los datos para transferencia.
5. Conciliación: en la semana siguiente, cruza el extracto con la lista de recibos y marca pagados y pendientes.
6. Seguimiento: a los 15 días, empieza el procedimiento de impagados con quien no haya pagado.
7. Cierre: deja los cobros registrados en la contabilidad para presentarlos en la asamblea general.

La Ley Orgánica 1/2002 establece como deber de los socios pagar las cuotas que fijen los estatutos (artículo 22). Pero dar de baja a alguien por impago es una medida que afecta a sus derechos, así que sigue un procedimiento:

1. Recordatorio amable por email o mensaje privado, con el importe y cómo pagar. Muchas veces es un olvido o una tarjeta caducada.
2. Segundo aviso pasado un plazo razonable, indicando qué ocurre si no se paga (por ejemplo, perder el precio de socio en actividades).
3. Comunicación formal: si los estatutos prevén la baja por impago, informa al socio de que la junta lo va a tratar y dale la opción de explicarse. La ley reconoce el derecho a ser oído antes de una sanción (artículo 21).
4. Acuerdo de la junta y anotación de la baja en el libro de socios con su fecha.

Un socio puede darse de baja cuando quiera: el artículo 23 de la ley reconoce el derecho a separarse voluntariamente en cualquier momento. La ley no obliga a devolver las cuotas de pertenencia ya pagadas; lo que haga el club debe estar previsto en los estatutos o en las condiciones de la membresía. Si cobras por domiciliación, excluye al socio de la siguiente remesa en cuanto comunique la baja, o te devolverá el recibo. Ante casos dudosos, consulta con un asesor.